Weg met die saaie sollicitatiebrief!

Sollicitanten worden steeds meer uitgedaagd om op een opvallende manier onder de aandacht van een HR-functionaris of recruiter te raken. Een goede motivatie schrijven is voor veel mensen niet makkelijk en de brief wordt nogal eens ongelezen vernietigd. Jammer van de tijd en moeite. Zou het anders, beter en vooral effectiever kunnen?

Wat is het probleem?

Normaal begin je je brief met je naw-gegevens, datum, vacaturenummer en vaak met de bekende opening: beste mevrouw, beste meneer. Dan stel je jezelf netjes voor en begint het motivatiegedeelte.

Het is een bekend gegeven dat bedrijven waar naar solliciteerd wordt veel van dit soort standaard brieven krijgen. Je kunt je voorstellen dat het selecteren van aspirant-kandidaten (vaak wordt eerst naar het cv gekeken) een saaie klus is als je al die lappen standaardtekst moet doorlezen. En de oersaaie tekst op een cv? Ook daar wordt menig HR-functionaris niet blij van. De kans is groot dat een brief waar je veel tijd in hebt gestoken meteen de digiale prullenman in verdwijnt. De sollicitant krijgt een e-mail waarin staat dat hij of zij is afgewezen en is daarmee weer een illusie rijker of armer. 't is maar hoe je het bekijkt.

Iets anders dan alleen tekst?

Natuurlijk moet je profiel passen bij de vacature. Heb je de gevraagde opleiding afgerond? Komt je werkervaring overeen met wat er wordt gevraagd? Je 'harde criteria' moeten dus kloppen. Maar je brief zou primair ook op een andere manier positief moeten opvallen. Als je alleen een platte tekst schrijft, loop je de kans dat men wordt afgeleid door een slecht lettertypekeuze, pagina-opmaak, schrijffouten of foutief taalgebruik. Dit moet je te allen tijden voorkomen! Kies altijd een goed leesbaar lettertype, gebruik ruime regelafstanden, zorg dat je tekst vlot leesbaar is en niet te lang: maximaal één A4-tje. Maar je zou er voor kunnen kiezen om de aandacht te trekken door hem te combineren met beeld, maar dat moet dan wel heel zorgvuldig en subtiel gebeuren.

Is beeld toevoegen een oplossing voor onopvallendheid?

Gedeeltelijk. Mensen kunnen op verschillende manieren informatie verwerken en opslaan, en dat geldt dus ook voor recruiters. Het is bekend dat beelden of dat wat afwijkt van de rest sneller wordt opgemerkt dan vlakken platte tekst. Mensen zijn in staat om een pagina met foto’s of opvallende opmaak in korte tijd op te nemen, terwijl voor het doornemen en het verwerken van de informatie in de tekst veel tijd en inspanning nodig zijn. Ik ben er daarom van overtuigd dat je sollicitatiebrief meer opvallende elementen zou moeten bevatten dan alleen tekst, mits je ze zorgvuldig en niet al te prominent toepast.

Hoe moet ik de lezer verleiden?

Als communicatieprofessional leer je al vroeg dat je bij het presenteren van produkten of het opstellen van persuasieve (overtuigende) teksten het AIDA-model kunt hanteren:

• ·    Attention: trek de aandacht
• ·    Interest:   interesseer de lezer
• ·    Desire:     zorg dat hij jou of je produkt gaat verlangen
• ·    Action:     zorg er voor dat hij of zij tot actie overgaat.

Om de aandacht te trekken is het van belang om je brief opvallend te maken en makkelijk leesbaar, bijvoorbeeld door het (beperkt) gebruik van opsommingstekens. Maar waarom zou je de ‘vom’ brief gebruiken? Misschien is het interessanter om daar eens van af te stappen en te kiezen voor bijvoorbeeld een informatieblad om je motivatie kracht bij te zetten.

Gewaagd? Dat zeker, maar het vergroot wel de kans dat jouw motivatiebrief in positieve zin opvalt en zich in het brein van de lezer nestelt.

Van aandacht naar interesse…

Als de aandacht van de lezer is getrokken, bijvoorbeeld door een in het oogspringed beeld of subtiel kleurgebruik, is het van belang dat hij of zij meer in jou geïnteresseerd gaat raken. Opsommen wat je gestudeerd hebt, welke banen je hebt gehad en wat je ervaringen zijn kun je prima weergeven in je cv, en alleen in je motivatiebrief als het daar van toegevoegde waarde is.

Je zou kunnen beginnen met een opvallend gemarkeerde openingszin die een brug vormt tussen je afwijkende opmaak en de motivatie.

Door welke zin zou je zelf meer geïnteresseerd raken:

·     Ik ben Pieter, en ik solliciteer naar de functie van timmerman? óf: 'U zoekt een goede timmerman? Met mij zult u de plank nooit misslaan' ?

De eerste zin zal vaker gebruikt worden en valt niet echt op. De tweede zin brengt wellicht een glimlach op het gezicht van de HR-medewerker en zal daarom verder gaan lezen.

Maar hoeveel sterker zou deze brief kunnen worden door als achtergrond van de tekst een voorraad drogend hout te zien, klaar voor de timmerfabriek?

Na de openingszin is het tijd om kort en bondig te vertellen wat je kunt betekenen voor het bedrijf. Geen lange zinnen, geen formeel taalgebruik, maar ook weer niet te ’vrij’. Schrijf sprankelend en fris over wat jij het bedrijf te bieden hebt. Toon je enthousiasme voor de functie en het bedrijf, maar zorg ervoor dat je niet ‘klef’ overkomt; dit kan averechts werken. Ondersteun dit bijvoorbeeld op de achtergrond met een toepasselijke afbeelding: een foto waarin je je beroep uitoefent. Je tekst blijft belangrijk, maar je probeert de aandacht te trekken van de lezer. Er zijn mogelijkheden genoeg.
Verwijs daarna kort naar je cv. Ook hiervoor geldt: ben creatief of laat je inspireren door de opmaak van cv’s die op internet te vinden zijn.

Men kan niet meer om je heen.

Je wil dat jij gekozen gaat worden om op een kennismakingsgesprek te komen. Je hebt de aandacht al getrokken en door de voorgaande tekst is men geïnteresseerd geraakt. Nu moet je dus duidelijk laten blijken dat men niet zonder jouw kennis, kunde en ervaring kan. Ook hier kunnen envoudige afbeeldingen, kaders of andere kleine grafische elementen prima dienen als ondersteuning van je korte en doeltreffende tekst.  

De lezer moet aan het werk.

Je unieke motivatiebrief of document krijgt pas betekenis als je ook uitgenodigd wordt voor een kennismakingsgesprek. Zorg er daarom voor dat je voldoende informatie geeft over de manieren waarop je te bereiken bent. Ook hier verwijs je naar de informatie in je cv.